הפקת כנסים
ארגון כנסים הוא לרוב משימה לא פשוטה. פעילות זו כוללת עבודה מרובה שמצריכה דיוק, מקצועיות וירידה לפרטים הקטנים, כדי להצליח וליצור כנס מוצלח. כדי להצליח במשימה זו מומלץ תמיד לשכור חברה חיצונית שמתמחה בהפקת אירועים וכנסים. קיימים סוגים רבים של כנסים שונים, המצריכים הפקות שונות, כמו הפקת כנסים עסקיים, הפקת כנסים מקצועיים, הפקת כנסים לחברות, הפקת כנסים לחברות הייטק ועוד. כל הפקה שכזו דורשת ארגון והתנהלות שונה על מנת להקים כנס איכותי וקולע, לכן יש לשכור את שירותיה של חברה שמתמחה בתחום הפקת כנסים ואירועים.
למה לשכור חברה להפקות כנסים ואירועים?
כאמור, הפקת כנס היא מאורע לא פשוט. בכנס אתם מארחים אורחים מכובדים, החל מעמיתים, דרך אנשי מקצוע מובילים ועד לאנשי עסקים ובעלי עניין מהארץ ומחו”ל. כנס מושקע, שניכר שהייתה בו ירידה לפרטים, ללא ספק יעלה את מעמדכם בתחום. בנוסף לעניין זה, מטרת הכנס לרוב היא להביא לתוצאה מסוימת. כשהכנס מקצועי ומוצלח הוא גם יגרום לתוצאות הרצויות. כדוגמת גיוס משקיעים, שיתופי פעולה תמחור מוצרים חדשים לשוק והשקתם, ועוד. כנס מוצלח שכזה גם יבסס עבורכם את התנאים להפקה של הכנס הבא ויבטיח שגם אליו יגיעו אנשים רבים.
כאשר מדובר על ארגון והפקת כנסים, כמו הפקת אירועים עסקיים למשל, מימון הכנס נשען ברובו על חסויות. חברת הפקות עם קשרים רבים תוכל לסייע לכם בקלות להשיג נותני חסות כך שהמימון לכנס יהיה גבוה ותוכלו באמת להשקיע באיכותו.
במה צריך להתחשב בהפקת כנסים?
זמן הכנה
תכנון כנס גדול ידרוש זמן תכנון של כ- 4-5 חודשים לפני האירוע עצמו, בעוד שכנס קטן יצריך פחות זמן. לכן, יש להבין מראש את מידת גודלו של הכנס, כדי לדעת מתי יש להתחיל בהכנות ומתי להשכיר חברת הפקות שתוכל להתחיל בהכנות לכנס בצורה מיטבית.
חוזים מול ספקים
כל כנס מוצלח כולל בתוכו עבודה עם ספקים שונים. ציוד תאורה, הגברה, מזון, סדרנים ועוד הם רק חלק ממכלול הפרמטרים שמרכיב כנס מושקע ואיכותי וכולם מגיעים מספקים שונים. חברת הפקות כנסים תוכל למצוא לכם ספקים מתאימים כדי לוודא שהכנס יתאים בדיוק לחזונכם. בנושא זה חשוב מאוד לוודא כי אתם חותמים על חוזה מדויק מול כל חברות הספקים השונות. החוזה צריך לכלול את כל הפרטים הרלוונטים ליום השכרת שירותיהם כולל החובות אותם הספקים נדרשים לבצע ומה אתם מקבלים במידה ויש בעיות כלשהן ביום עצמו. גם בניסוח החוזים וביצועם, חברת ההפקה יכולה ואמורה לעזור.
הסעות לאירוע
אחד האספקטים החשובים ביותר בהפקת כנס הוא הסעות לאירועים, שהן מרכיב קריטי בהצלחתו. על מנת להבטיח שכל המשתתפים יגיעו בזמן ובנוחות למקום הכנס, חשוב לתכנן מראש את תוכנית ההסעות. כדאי לבחור חברת הסעות בעלת ניסיון בתחום האירועים, שתדע להתמודד עם הלוגיסטיקה המורכבת של תנועת קהלים גדולים. מעבר לנוחות המשתתפים, ההסעות הן גם חלק מהחוויה הכוללת של הכנס ויכולות להשפיע על התדמית הכללית של האירוע. בחירה נכונה של ספק ההסעות תקנה לכם ראש שקט ותורמת לכנס מוצלח ומסודר.
מיקום הכנס
כדי לארגן כנס מוצלח, אחד החלקים החשובים ביותר הוא מיקום הכנס. המקום בו יתרחש הכנס צריך להתאים בדיוק לסוג הכנס המאורגן, לכמות האנשים שיגיעו אליו ולתוספות שונות כמו עגלות מזון או במה להרצאה. גם בבחירת המיקום הנכון ביותר לכנס שלכם, חברת הפקות יכולה לעזור.
מיתוג הכנס
במיוחד בכנסים, המיתוג הוא חלק חשוב ובלתי נפרד מארגון כנס מקצועי ומנצח. עוד לפני הכנס עצמו, יש חשיבות עצומה לנראות ההזמנות לכנס, למיתוג ההזמנה, לעיצוב האולם, לצורת הדגלים והשילוט בכניסה לאירוע ועוד. כל אלו חייבים להופיע באותם הצבעים והסגנון ובאותו המיתוג של החברה המארחת את הכנס.
חשוב לשים לב גם לנראות אנשי ההפקה, הסדרנים והמלצרים, הם מייצגים את הכנס והחברה לא פחות מעובדי החברה עצמם.
תקציב
בתכנון תקציב לכנס המכיל בתוכו מאות סעיפי הוצאות, מומלץ תמיד להשקיע כ- 10-15% מהתקציב הכולל להוצאות בלתי צפויות. בסדר גודל כזה תמיד יכולות להתרחש טעויות או בעיות ולכן תמיד כדאי שיהיה לכם סכום כסף למקרה חירום.
הפקת כנסים? חברת NOON הפקות היא החברה בשבילכם!
מחפשים חברת הפקות שתארגן לכם כנס מושקע ומוצלח שישאיר את הקהל פעור פה? חברת הפקות NOON היא הפתרון המושלם.
חברת NOON הפקות קיימת למעלה מ-30 שנה ומספקת מענה לצרכי הבמה על שלל גווניה.
המוטו שלנו הוא שמאחורי כל חברה עומדים אנשים, מטרתנו להכיר את הנפשות הפועלות בחברה, על שלל גווניה ובעלי התפקידים השונים, נלמד את חזון החברה והמטרות שלה על מנת להתאים את אופי האירוע, הלו”ז, נותני השירותים והתכנים השונים אשר ירכיבו את האירוע כך שישקפו באופן המדויק ביותר את חזון החברה.
בנון הפקות אנו בעלי ניסיון של שנים בהפקת כנסים בהתאם לדרישה, כולל התאמה ייחודית לסוג הלקוח, כמו גם בהפקת אירועים עסקיים ופרטיים. לכן, אם אתם רוצים להפיק כנס מטורף שידובר עליו רבות גם כשיסתיים, צרו קשר עוד היום במספר 054-4420404.
אולי יעניין אתכם גם: